Organisationshandbuch - Umsetzung, Dokumentation und Kommunikation

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Eine elementare Voraussetzung für die Umsetzung der Unternehmensstrategie und langfristige Marktbehauptung ist die genaue Kenntnis aller Mitarbeiter und Führungskräfte über die Unternehmensorganisation. Sie ist ein zentraler Erfolgsfaktor des unternehmerischen Handelns. Von der Gestaltung, Effizienz und Effektivität der Unternehmensorganisation hängt nicht nur die Produktivität ab, sondern auch die Einhaltung der geltenden nationalen und internationalen Gesetze und Vorschriften (Compliance) durch die Gestaltung und Umsetzung einer effektiven Corporate Governance. Die festgelegten Unternehmensstrukturen, -prozesse und -richtlinien werden in der Regel in einem Organisationshandbuch, oft auch als Managementhandbuch bezeichnet, zusammengefasst. Der vorliegende Praxisleitfaden beschreibt eine systematische Erstellung, Dokumentation und Kommunikation eines unternehmensweiten Organisationshandbuches im Rahmen eines Projektes. Die Methodik eignet sich sowohl für produzierende Unternehmen als auch für Non-Profit Organisationen. Sie beschreibt die Ist-Aufnahme und Bewertung der Aufbau- und Ablauforganisation sowie der geltenden Richtlinien und berücksichtigt die Planung und Durchführung von Audits im Rahmen des Verbesserungsprozesses. Das Organisationshandbuch ist die einzige, verbindliche Beschreibung des Integrierten Managementsystems und steht allen Mitarbeitern jederzeit zur Verfügung. Durch die Bereitstellung des Organisationshandbuches mit den beschriebenen Prozessen, Verfahren, Arbeitsanweisungen, Richtlinien und weiteren Unterlagen sollte das Verständnis der Führungskräfte und Mitarbeiter bei der Erfüllung ihrer Tätigkeit für die festgelegten unternehmensweiten Anforderungen an die Qualität, Sicherheit, Umwelt und weitere Themen sichergestellt werden. Das Organisationshandbuch stellt die Basis für eine permanente Verbesserung der bereits etablierten Strukturen und Abläufe im Unternehmen dar. Die Methodik eignet sich sowohl für produzierende Unternehmen als auch für Non-Profit Organisationen. Die im folgenden beschriebene zentrale, datenbankbasierte Softwarelösung bietet viele technische und organisatorische Vorteile, nicht nur bei der Erstellung und Aktualisierung des Handbuches, sondern insbesondere auch bei der systematischen Verbesserung der Unternehmensorganisation im Laufe der Zeit. Der noch immer weit verbreitete Einsatz von Textverarbeitungsprogrammen und Tabellenkalkulationen bei derartigen Projekten stellt für diese Aufgaben keine echte Alternative dar. Die verwendete Projekt-Methodik ist unabhängig von der geplanten oder bereits eingesetzten Softwarelösung. Die vorliegende Publikation wendet sich an alle Projektmitarbeiter: An die Projektleitung wie an die Projektmitarbeiter aus den Fachabteilungen bis hin zu den externen Beratern, die mit der Aufgabe der Implementierung eines Integrierten Managementsystems und Erstellung eines Organisationshandbuches beauftragt worden sind.